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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Facturador.com S.A.S. identificada con Nit 091156955 – 7, con domicilio en la ciudad de Medellín Calle 15 D Sur No.32 en su compromiso con la normatividad y las disposiciones regulatorias en materia de protección de datos personales asume la presente política de tratamiento de la información, la cual se plantea de conformidad con Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Mediante la presente política se establecen los parámetros y procedimientos que reglamentan el tratamiento y protección de la información y datos personales, teniendo en cuenta su origen, mantenimiento, administración y demás operaciones que involucren manejo de la misma.

Para tales efectos, Facturador.com se sujeta a las disposiciones reguladas en la ley y en la Constitución Política de 1991, en las cuales se consagra, reconoce y protege el derecho a la protección de datos personales como precepto que poseen todos los ciudadanos a conocer y actualizar información que haya sido recogida en bases de datos que sean susceptibles de tratamiento por parte de entidades de carácter público o privado.

1. TERMINOLOGÍA

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio
Información: Corresponde al conjunto de datos personales del titular sometidos a tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica que, mediante el suministro de un producto, la prestación de un servicio o el desarrollo de cualquier otra actividad, establece una relación con una persona natural y realiza actividades de tratamiento de la información personal. El responsable decide sobre las finalidades del tratamiento de dicha información.
Encargado: Persona natural o jurídica que por encargo del responsable realiza actividades de tratamiento de los datos.
Titular: Toda persona natural cuyos datos son sometidos a tratamiento.
Autorización: Emisión de la voluntad por parte del titular de la información, por cualquier medio expreso o conducta inequívoca, para que su información sea sometida a tratamiento. La autorización debe ser conservada como prueba.

2. ALCANCE

El alcance de la presente política se extiende a la ejecución de la actividad postal y demás actividades de Facturador.com S.A.S. tanto a nivel interno como externo, abarcando todas las relaciones con terceros, particulares, clientes, proveedores y empleados en las cuales intervengan el tratamiento de datos personales.

En este marco, cuando Facturador.com S.A.S. actué como responsable reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio - SIC las bases de datos que contengan datos personales.

3.NIVEL DE INTERVENCIÓN

Para los efectos de esta política Facturador.com S.A.S. , actuará como Responsable, cuando en la ejecución de su actividad postal y demás actividades establezca relaciones con personas naturales y obtenga la información personal a través de los mecanismos legales exigidos para su tratamiento, y como Encargado cuando realice actividades de tratamiento de los datos personales por encargo de un tercero que a su vez es responsable.

Cuando Facturador.com S.A.S. actué como encargado de los datos personales, dará tratamiento según lo estipulado expresamente en los acuerdos de servicio pactados con el responsable que allegue dicha información, para esto el Responsable certificará por escrito que ha obtenido los datos personales con la debida autorización de los titulares y conforme a lo establecido en la ley.

Al actuar como responsable de la información deberá darse a conocer al titular de la misma, de manera verbal o escrita, la finalidad de la recolección de los datos personales, así como del tratamiento al cual serán sometidos y los medios por los cuales puede realizar consulta o reclamo (corrección, actualización y supresión) de los mismos; para efectos de consultas o reclamos Facturador.com cuenta con el Comité de Protección de Datos Personales, el cual entre sus funciones atenderá estos requerimientos realizados por los Titulares de los datos personales.

4. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

Por regla general, en la ejecución de cualquier actividad de tratamiento de datos personales, Facturador.com S.A.S., se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor, a la luz de lo dispuesto en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012. Excepcionalmente, Facturador.com S.A.S., requerirá someter a tratamiento datos personales de menores de edad; cuando ello ocurra, Facturador.com S.A.S. someterá el tratamiento de los datos de esta naturaleza a las siguientes reglas:

Respeto del interés superior del menor titular del dato.
Respeto de los derechos fundamentales del menor titular del dato.
Autorización emitida por el representante legal del menor titular del dato.

5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

Facturador.com S.A.S. reconoce que ciertos datos sometidos a tratamiento, revisten o pueden revestir la calidad de datos sensibles; en este orden de ideas, Facturador.com S.A.S., ha adoptado las medidas para que cuando los datos sometidos a tratamiento sean de aquellos definidos legalmente como sensibles:

Se refuerce el cumplimiento de los principios que regulan el tratamiento de información personal, establecidos en ley.
Ninguna actividad se condicione al suministro de datos personales sensibles.
Se obtenga la autorización expresa e informada de los titulares de dichos datos, antes de la ejecución de actividades de tratamiento.

6. AUTORIZACIÓN

Las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política, serán ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa expresa e informada, o a través de una conducta inequívoca, según se encuentra reglamentado en la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, Facturador.com S.A.S. se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento, sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales que reglamentan la materia, caso en el cual continúan vigentes los compromisos de Facturador.com S.A.S. frente a los titulares establecidos en la presente política.

6.1. Datos suministrados por terceros

Además de los datos personales recolectados por Facturador.com S.A.S. directamente con el titular, podrá obtener datos personales de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente hayan obtenido autorización de los titulares.

7. FINALIDADES

Facturador.com S.A.S. es una compañía dedicada profesionalmente a la prestación de servicios de mensajería y demás actividades legales autorizadas en el certificado de existencia y representación legal, para el desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de diversas obligaciones legales y contractuales de carácter interno y externo, Facturador.com requiere ejecutar ciertas actividades de tratamiento cuya naturaleza y finalidad varían dependiendo de las características propias de cada una de las bases de datos sometidas a tratamiento, según se describe a continuación:

7.1 BASES DE DATOS DE EMPLEADOS DE FACTURADOR.COM S.A.S.

Para el desarrollo de su objeto social, es imprescindible la contratación de un personal altamente calificado y con experiencia demostrada en áreas específicas, en este orden de ideas, Facturador.com S.A.S. recopila ciertos datos personales de posibles candidatos a ser empleados de la compañía y de empleados existentes, que permiten facilitar entre otros, los procesos de selección, contratación y promoción en su interior y la ejecución de ciertas obligaciones de naturaleza contractual y legal, tanto con sus empleados, como con ciertos clientes, proveedores de servicios y contratistas. Consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en las BASES DE DATOS EMPLEADOS FACTURADOR.COM S.A.S. , consiste en:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, asociadas con las actividades relacionadas en los párrafos anteriores.
Realización de procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo y ambiente.
Realización de visitas domiciliarias
Consulta y verificación de la información contenida en las hojas de vida proporcionadas por los candidatos
Consulta a centrales de información y riesgos legalmente constituidas.
Consulta y validación de información en las diferentes listas de control, prevención, detección y monitoreo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Consulta a entes educativos donde el candidato hubiere adelantado estudios.
Suministro de referencias laborales a terceros interesados durante y con posterioridad a la vigencia de la relación contractual con Facturador.com.
Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes, directamente o a través de terceros.
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de Facturador.com S.A.S., dentro y fuera del territorio nacional.
Ejecución de programas de formación y capacitación de los empleados y demás eventos organizados por Facturador.com S.A.S., o en los cuales Facturador.com S.A.S. tenga algún interés de participación.
Ejecución de evaluaciones de desempeño de los empleados de la compañía.
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Facturador.com S.A.S.
Realización de estudios de seguridad.
Control documental.
Establecimiento de indicadores de accidentalidad al interior de la organización.
Seguimiento a la información de recomendaciones médicas, certificados, exámenes de ingreso, periódicos, egreso e incapacidades y a toda aquella información que afecte la seguridad y salud de los empleados.

7.2 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

Para el desarrollo de su objeto social, Facturador.com S.A.S. manipula ciertos datos personales de (i) proveedores, (ii) potenciales proveedores, (iii) empleados o personas de contacto de sus proveedores, (viii) empleados o personas de contacto de sus potenciales proveedores; que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones contractuales, verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la BASE DE DATOS PROVEEDORES, consiste en:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los párrafos anteriores.
Evaluación de la calidad de los productos y servicios recibidos.
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de Facturador.com S.A.S., dentro del territorio nacional.
Transmisión de datos personales de los Titulares a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de Facturador.com S.A.S.
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Facturador.com S.A.S.
Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
Como elemento de análisis para hacer investigaciones comerciales para la prestación del servicio.

7.3 BASE DE DATOS CLIENTES FACTURADOR.COM S.A.S.

Para el desarrollo de su objeto social, Facturador.com S.A.S. recopila ciertos datos personales de (i) clientes, (ii) potenciales clientes, (iii) empleados o personas de contacto de sus clientes, (iv) empleados o personas de contacto de sus potenciales clientes; que facilitan entre otros, interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones contractuales, verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la BASE DE DATOS CLIENTES, consiste en:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los párrafos anteriores.
Envío de boletines e información corporativa que Facturador.com S.A.S. considera de interés del titular.
Evaluación de la calidad de los servicios prestados.
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de Facturador.com S.A.S., dentro y fuera del territorio nacional.
Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes de Facturador.com S.A.S.
Ejecución de actividades de mercadeo y publicidad relacionadas con el objeto social de Facturador.com S.A.S.
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Facturador.com S.A.S.
Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.
Como elemento de análisis para hacer estudios de las comerciales.

7.4 BASES DE DATOS SEGURIDAD VIAL FACTURADOR.COM

Facturador.com S.A.S. manipula ciertos datos personales de los conductores de los vehículos utilizados para el desarrollo de su objeto social; que le permitan interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones contractuales y legales, y ejecutar de manera adecuada y sin interrupciones las actividades relacionadas con su objeto social; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la BASE DE DATOS DE CONDUCTORES, VEHÍCULOS Y SEGURIDAD VIAL FACTURADOR.COM, consiste en:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los párrafos anteriores.
Implementación de programas de seguridad vial y de cumplimiento a la normativa que regula la materia.
Implementación de otros programas de seguridad y prevención de riesgos.
Evaluación del cumplimiento de los programas de seguridad y prevención adoptados.
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de Facturador.com S.A.S., dentro del territorio nacional.
Transmisión de datos personales de los TITULARES a las personas naturales o jurídicas que ostenten la calidad de aliados estratégicos de Facturador.com S.A.S.
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Facturador.com S.A.S.
Como elemento de análisis para el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
Como elemento de análisis para la evaluación de los riesgos derivados de relaciones contractuales vigentes.

7.5 BASE DE DATOS PQRs

Facturador.com S.A.S. dentro del ejercicio de su objeto social y en cumplimiento de diversas normas que la regulan, ha implementado un sistema de atención de peticiones, quejas y reclamaciones; por lo que requiere manipular ciertos datos personales de aquellas personas que elevan este tipo de requerimientos ante la compañía; la manipulación de los datos personales, facilita entre otros, interactuar activamente con los titulares de tal información, cumplir con sus obligaciones contractuales y legales, y garantizar el ejercicio de los derechos de las diferentes personas que interactúan con Facturador.com S.A.S.; consecuencialmente, la finalidad del tratamiento de la información personal contenida en la BASE DE DATOS PQRs FACTURADOR.COM, consiste en:

Establecimiento de canales de comunicación con los titulares de los datos personales, relacionados con las actividades establecidas en los párrafos anteriores.
Evaluación de la calidad de los servicios prestados.
Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto social de Facturador.com S.A.S., dentro y fuera del territorio nacional.
Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de Facturador.com S.A.S.
Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones de Facturador.com S.A.S.
Como elemento de análisis para hacer investigaciones estadísticas.
Como mecanismo para garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

8. ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

Las finalidades perseguidas por Facturador.com S.A.S., descritas en la sección anterior, incluyen la captura, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de la información que ha sido autorizada por el respectivo titular de la misma, así como para la implementación de los mecanismos descritos en este documento para inscribir, actualizar y eliminar los datos consignados.

9. OBLIGACIONES DE FACTURADOR.COM S.A.S. FRENTE A LOS TITULARES.

Además de lo establecido en la ley, Facturador.com S.A.S. , como responsable:

Utilizará los datos personales obtenidos conforme a la finalidad con la cual estos fueron adquiridos.
Implementará los mecanismos de autorización requeridos para la obtención de los datos personales siempre y cuando los mismos sean necesarios; cuando la información es suministrada por terceros estos deberán contar con la debida autorización para el tratamiento de dichos datos.
Pondrá a disposición de los titulares de la información los medios necesarios para dar a conocer la finalidad y tratamiento a los cuales serán sometidos los datos recolectados.
Dispondrá de recursos humanos e informáticos para custodiar la información a fin de elevar los niveles de confidencialidad y mantener la integridad de los datos tratados.
Informará a las entidades y autoridades competentes las situaciones relevantes o irregularidades detectadas en el tratamiento de la información.
Conservará los datos suministrados por los titulares conforme a lo estipulado en la normatividad vigente.

Al actuar como encargado Facturador.com recibirá las bases de datos personales captadas por el Responsable y dará tratamiento acorde a las indicaciones y a lo pactado contractualmente con el Cliente Responsable de la información, el cual manifestará de forma escrita a Facturador.com que ha recolectado los datos personales de los titulares conforme lo estipula la ley.

10. OBLIGACIONES DE TERCEROS EN CALIDAD DE ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN.

Cuando, por razones de conveniencia, Facturador.com S.A.S. delegue la realización de ciertas actividades relacionadas con el tratamiento de datos a un tercero, se compromete con el Titular a que el Encargado de tales actividades de tratamiento se obligará a:

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos cuando así sea requerido por Facturador.com S.A.S. o directamente por el titular.
Tramitar los requerimientos formulados por los titulares, tendientes a obtener el debido tratamiento de sus datos personales.
Tratándose de información objeto de controversia ante una autoridad administrativa o judicial, o que este siendo objeto de reclamo por parte del titular, o cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente; tomar todas las medidas pertinentes para impedir que dicha información continúe siendo tratada, salvo lo referente al almacenamiento de la misma, hasta que se tome una decisión de fondo.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar al Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Adoptar unas políticas de tratamiento de datos que aseguren el debido tratamiento de datos personales.
Suministrar las políticas de tratamiento de datos personales descritas en el literal anterior al responsable del tratamiento.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

A partir de lo estipulado en el artículo octavo (8) de la ley 1581 de 2012, los derechos de El Titular de los datos personales son los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581;
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la respectiva base de datos.
Conocer las vías y los mecanismos legales a los cuales puede acceder para defender sus derechos de información y protección de datos personales ante entidades de carácter público o privado.
Los demás establecidos en la ley.

12. ÁREA ENCARGADA Y PROCEDIMIENTOS DE ATENCIÓN A LOS TITULARES

Facturador.com S.A.S. ha dispuesto para todos los clientes, proveedores y/o titulares de la información que lo requieran los siguientes canales de atención para brindar respuesta a las posibles preguntas, quejas y reclamos que se presenten, y, así mismo, realizar mantenimiento a la información del titular.

Línea de atención: 01800-5184-875
Correo Electrónico: privacidad@facturadorelectronico.com
Página Web: www.colombia.facturadorelectronico.com – sección Protección de Datos

Todo reclamo o consulta generada por cualquier medio de atención por los titulares de los datos personales será resuelta por el Comité de Protección de Datos personales de Facturador.com S.A.S., y será tratada conforme al procedimiento interno creado para tal fin, ello con el objetivo de atenderlas de forma clara, sencilla y oportuna, esto conforme a lo estipulado en la ley.

13. CUMPLIMIENTO

La presente política en materia de protección de datos personales es de obligatorio cumplimiento para Facturador.com S.A.S. y todos sus empleados adscritos, así mismo es de obligatorio cumplimiento para aquellos que actúen como responsables o encargados en el proceso y tratamiento de la información, por lo que se considera falta grave omitir el cumplimiento de la misma, lo cual generará sanciones según lo estipulado en la ley y demás regulaciones.

Los cambios sustanciales en las políticas de Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, principalmente los relacionados con la identificación de Facturador.com S.A.S. y/o la finalidad del tratamiento de los datos personales, serán comunicados oportunamente a los Titulares de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

La presente política entra en vigencia a partir del 1 de Febrero de 2019.